Kontakt
15.10.
ForumJak zorganizować konferencję?
rozmowa z Małgorzatą Bronką - kierownikiem projektu "Ronić po ludzku - promowanie dobrych praktyki w stosunku do pacjentek po poronieniu" zrealizowanym w 2008 roku w województwie kujawsko-pomorskim; w jego trakcie zorganizowana została konferencja naukowo-szkoleniowaPrzygotowanie konferencji to nie lada przedsięwzięcie, jak za to się wziąć? Od czego trzeba zacząć?
Najważniejsi są ludzie, jak zwykle. Samemu na pewno mniej da się zrobić, a poza tym praca w zespole jest dużo przyjemniejsza. U nas zaczęło się od wspólnego pisania wniosku o dotację na projekt, którego częścią była właśnie konferencja.
Przede wszystkim zespół organizatorów, w którym każdy zajmuje się jakimś fragmentem, bo spraw jest naprawdę dużo. Każda drobna rzecz, jak choćby przygotowanie listy adresowej do mediów zajmuje chwilę, ale takich drobiazgów jest dość sporo.
Naszą konferencję przygotowywały trzy osoby ze Stowarzyszenia Rodziców po Poronieniu i jeden zaprzyjaźniony lekarz. Część spraw, jak np. wzór plakatu czy certyfikatów dla uczestników można opracowywać na odległość i omawiać za pomocą poczty elektronicznej czy Skype’a, ale jest też wiele spraw do załatwienia na miejscu, jak choćby wynajem sali. Nie mniej ważne jest znalezienie sojuszników w pracownikach służby zdrowia, uczelni medycznych, psychologów etc. Ale także uczynny właściciel punktu kserograficznego, w którym drukowaliśmy plakaty czy materiały szkoleniowe niezwykle ułatwiał nam pracę.
Kolejną sprawą są pieniądze, choćby na salę, kawę, plakaty czy materiały szkoleniowe. W naszym przypadku była to dotacja Urzędu Marszałkowskiego. Ale część kosztów można na pewno obniżyć jeśli np. uda się znaleźć nieodpłatnie.
A potem?Ustalenie programu konferencji. Tematy trzeba tak dobrać, by z jednej strony poruszyć takie, które są najistotniejsze z punktu widzenia rodziców po stracie, ale z drugiej strony, takie które mogą się przydać w codziennej praktyce lekarzom i położnym i zachęcą do wzięcia udziału. Ważne jest też znalezienie wykładowców. Z tym mieliśmy największy problem, ze względu na krótki czas przeznaczony przez grantodawcę na realizację projektu.
Jak szukać osób do komitetów naukowego i honorowego?Wśród lokalnych osobistości, władz samorządowych, osób znaczących dla danego regionu. Do współpracy w komitecie naukowym warto zaprosić profesorów, lekarzy i psychologów, którzy zajmują się tematyką straty dziecka.
Dalej trzeba rozesłać informacje, czyli...Przygotować plakaty i rozesłać je do szpitali, ośrodków zdrowia, izb lekarskich czy izb pielęgniarek i położnych. Powiadomić prasę, lokalne stacje radiowe i telewizyjne. Okazało się, że wiele osób dzwoniło do nas już po zakończeniu konferencji z prośbą o materiały szkoleniowe, bo dowiedzieli się o niej dopiero po terminie. Dlatego informacji powinno być jak najwięcej i rozesłane z dużym wyprzedzeniem.
Jak reaguje rodzina? Marudzą, że mamy nie ma, czy włączają się do pomocy?Najmłodszy, trzymiesięczny synek nie wypowiadał się, ale chyba mu nie przeszkadzało gdy bywał z mamą na różnych spotkaniach z ważnymi osobami, choćby członkami komitetu honorowego. A starsze dzieci pomagały np. przyklejając naklejki na teczki dla uczestników czy wycinając identyfikatory. A mąż przewoził paczki z ulotkami i dziewczyny ze stowarzyszenia z pociągu.
No i przychodzi ten wielki dzień, wszystko dopięte na ostatni guzik, i...Trochę tremy, wystąpienia, wiele miłych słów od uczestników i ogromna satysfakcja, że zrobiliśmy coś naprawdę ważnego.
A jakieś zabawne sytuacje?Godzinę przed rozpoczęciem konferencji okazało się, że właścicielowi bufetu nie chce się przyjść do pracy i nie będzie cateringu. Wcale nie było nam do śmiechu. Pobiegliśmy po ciasteczka do sklepu po drugiej stronie ulicy i zamówiliśmy kawę w termosach z pobliskiego hotelu. Może nawet smaczniejszą.
październik 2009